Jak poprawnie pisać listy biznesowe w języku angielskim?

Czerwiec 8, 2017 Agata Pruszyńska

Umiejętność pisania listów biznesowych w języku angielskim jest przydatna w pracy w zagranicznych firmach. Również osoby przygotowujące się do egzaminu LCCI muszą wykazać się tą umiejętnością na egzaminie. Rodzajów listów biznesowych w języku angielskim jest wiele. Wśród nich warto wymienić:

• listy promujące (promotional letters),

• okólniki (circulars),

• listy motywacyjne (letters of application),

• zaproszenia (invitations),

• zapytania ofertowe (enquiries),

• zamówienia (orders), upomnienia (reminders),

• listy z zażaleniem (letters of complaint).

Wszystkie z nich charakteryzują się kilkoma cechami wspólnymi, takimi jak: formalny język, charakterystyczne zwroty grzecznościowe oraz układ listu.

 

Układ listu biznesowego pisanego w języku angielskim

Elementy składowe każdego listu biznesowego to:

1. Nazwa i adres nadawcy

– pisany na samej górze listu,

– podaje wszystkie potrzebne informacje, takie jak: nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail

 

2. Data, nazwa i adres odbiorcy

– data w dowolnym formacie: 23 April 2015 (zapis brytyjski); April 23, 2015 (zapis amerykański); 2015-04-23 (zapis numeryczny)

– w nazwie odbiorcy używamy skrótu Mr lub Ms i nazwiska oraz nazwę zajmowanego stanowiska,

– adres powinien zawierać nazwę firmy, nazwę ulicy i numer budynku, miasto, kod pocztowy oraz ewentualnie nazwę kraju

 

3. Powitanie – zwrot grzecznościowy, który rozpoczyna list

– Dear Mr Smith (Szanowny Panie Smith), Dear Ms Anderson (Szanowna Pani Anderson – nie wiemy, czy jest zamężna), Dear Mrs Cooper (Szanowna Pani Cooper – wiemy, że jest mężatką)

– Dear Sir/Madam (gdy nie znamy nazwiska osoby, do której piszemy)

– Dear Sirs (gdy piszemy do więcej niż jednej osoby)

 

4. Tytuł listu

– jest pisany zaraz pod powitalnym  zwrotem grzecznościowym,

– wskazuje na cel listu i zwięźle podsumowuje jego tematykę

 

5. Treść właściwa listu

– używamy liczby mnogiej – ‘we’, ‘our’, ponieważ piszemy list w imieniu firmy, którą reprezentujemy,

– stosujemy język formalny oraz formy nieskracalne (we will, we have been considering, etc.)

– treść listu powinna składać się z trzech części:

• wprowadzenia lub potwierdzenia odbioru wcześniejszego listu, jeżeli była prowadzona już wcześniej korespondencja,

• przedstawienia najważniejszych informacji i faktów,

• odniesienia do przyszłych działań.

 

6. Zakończenie – zwrot grzecznościowy, który kończy list i podpis

– Yours faithfully/Yours truly => używamy, gdy nie znamy nazwiska naszego odbiorcy i używamy na początku listu zwrotu Dear Sir/Madam

– Yours sincerely => używamy, gdy znamy nazwisko odbiorcy i na początku listy użyliśmy zwrotu Dear Mr/Ms Smith

 

 

Przykład listu biznesowego w języku angielskim

Poniższy list zawiera wszystkie podstawowe elementy listu biznesowego.

 

DSB Clothes manufacturer                                 1. Nazwa i adres nadawcy
45 Judge Street
London W1R 8HG
Tel. +44 0567-775
e-mail: information@dbs.com.uk

2017-04-23                                                        2. Data, nazwa i adres odbiorcy

Mr Michael Smith
The Managing Director
The DENVER
56 Kingston Street
Manchester WC2G IST
England

 

Dear Mr Smith,                                                  3. Powitanie

Order for 28,000 coats on 15 July                     4. Tytuł listu

Thank you for your letter 28 June 2015 concerning our offer.  We are pleased
to know that you are willing to order 28,000 of our coats from our latest collection.

I assure you that delivery will take place on 15 July as requested. Your additional
wishes will be fulfilled. Moreover, you will receive 5% discount for the next            5. Treść
collection which we will be launching on 11 November.                                          właściwa listu

We would like to take this opportunity to invite you to our fashion
show on 10 November. Please let us know if the date is convenient for you.

 

Yours sincerely,                                                  6. Zakończenie i podpis

Jessica Knowles

Jessica Knowles
Customer Service Manager

 

Przydatne zwroty w listach biznesowych

To tylko niektóre przydatne zwroty, których możemy używać na początku listów biznesowych lub na ich zakończenie.

 

This is to acknowledge the receipt of your letter dated 16 January 2016.	Niniejszym potwierdzamy odbiór listu z dnia 16 stycznia 2016 r.	Początek listu
I am writing to ask you for some information about …	Piszę do Państwa z prośbą o informację o …
I regret to notify you that …	Z przykrością powiadamiam, że …
I would like to apologise for not having written earlier but …	Chciałbym przeprosić, że nie napisałem do Państwa wcześniej, ale …
We are moving our offices to new premises at 48 Oxford Street in Manchester.	Przenosimy nasze biura do budynku przy ul. Oxford 48 w Manchesterze.
The change will take effect on 14 November 2016.	Zmiana nastąpi z dniem 14 listopada 2016 r.
We are sure that this change will contribute to further successful development of our relations.	Jesteśmy przekonani, że ta zmiana przyczyni się do dalszego rozwoju naszych relacji.
Should you require any further details, do not hesitate to contact us.	Gdyby potrzebowali Państwo dalszych szczegółów, zapraszamy do kontaktu.	Zakończenie listu
I am looking forward to hearing from you.	Z niecierpliwością oczekuję na wiadomość od Państwa.
Let me have your reply at your earliest convenience.	Proszę o odpowiedź możliwie najwcześniej.
I will be grateful if you could reply as soon as possible.	Będę wdzięczny, jeśli odpowiecie Państwo jak najszybciej.